Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем

Вопросы организации и ведения кассовых операций являются актуальными для предпринимателей, осуществляющих расчеты наличными финансовыми средствами. Изменения в применении ККТ, например, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (Указание от 19.06.2017 N 4416-У, которое вступило в воздействие с 19.08.2017). Определите об основных изменениях в организации кассовых операций, повторите основные пункты оформления расходного кассового ордера и скачайте безвозмездно расходно-кассовый ордер (бланк 2017 года).

Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Порядок является единым и обязательным для юрлиц.

Основные требования Банка РФ

Нужно распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка финансовых средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.


Принципиально важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.


Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными либо расходными кассовыми ордерами (возможно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).


Поступление и выдача наличных финансовых средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.


ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе либо в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы возможно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главный бухгалтер.


Принципиально важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не новости КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У).


Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из работников юрлица либо ИП, либо самим начальником. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и примерами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.


Рассмотрим более детально порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др. Расходный кассовый ордер (бланк word) скачать безвозмездно вы сможете в конце статьи.

Порядок оформления операций

Выдача наличных под отчет	осуществляется на основании распорядительного документа юрлица либо ИП, либо заявления работника задаточный отчет составляется не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, либо со дня выхода на работу может осуществляться до полного погашения ранее выданных в подотчет сумм
Сдача наличной выручки в банк	без инкассации: лицо, намерено уполномоченное сдавать деньги в банк, назначается распоряжением начальника. На такого работника выписывается РКО с отражением в КК, в графе 2 Ф.И.О. работника с надписью "Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке" с участием инкассатора: оформляется РКО на работника, передавшего инкассаторам сумку с деньгами. В строке "Основание" РКО пишем "Для передачи инкассаторам для зачисления на расчетный счет в банке (наименование банка)". Составляется препроводительная ведомость (складывается из ведомости, накладной, квитанции). Ведомость вкладывается в сумку с наличными, которая опломбируется и передается инкассаторам с накладной. У работника останется квитанция с печатью и подписью инкассатора
Выдача наличных на заработную плат	сумма, нужная для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной ведомости срок выдачи денег определяется начальником и указывается в ведомости выдача производится с проставлением подписи в ведомости
Другие выдачи	кассир требует паспорт либо доверенность у получателя денег (оригинал либо копия доверенности остаются в кассе)

Все операции по выдаче наличных из кассы могут быть оформлены РКО по унифицированной (не обязательной для применения с 01.01.2013 в соответствии с законом N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете") форме № КО-2. Пример расходного кассового ордера скачать безвозмездно возможно в конце статьи.


РКО оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.

Расходный кассовый ордер (пример заполнения)

Заполнение РКО

По строке "организация" указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.


При наличии у организации филиалов, представительств либо иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В этом случае в строке "структурное подразделение" указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе "Код структурного подразделения" указывается код такого подразделения.


Обязательная нумерация РКО законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.


Дата составления РКО — дата выдачи наличных денег из кассы.


В графе "Дебет" указываются счета бухгалтерского учета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.


В графе "Кредит" указывается счет движения финансовых средств в кассе по бухсчету 50.01 "Касса организации".


Сумма полученных финансовых средств указывается цифрами в графе "Сумма, руб.коп." и прописью в соответствующих строчках ордера. Запись делается В первую очередь строки с большой буквы.


Графа "Код целевого назначения" заполняется лишь в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.


В строке "Выдать" заполняется ФИО получателя денег.


В строке "Основание" — содержание хозяйственной операции (к примеру, для зачисления на р/счет ООО "ВИД" в Банке ПАО "Свет")


В строке "Приложение" — наименование и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т.д.).


В строке "По" — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).


После выдачи денег кассир подписывает РКО и оставляет его себе вместе с оригиналом либо копией доверенности (в случае если получатель действует на ее основании).

Примерный список проводок, отражающих выдачу финансовых средств

Операция	Проводка
	Дебет	Кредит
Сдача наличных денег в банк через инкассаторов	57	50.01
	51	57
Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости либо РКО)	70	50.01
Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные потребности организации	71	50.01
Выплата дивидендов соучредителям компании	75	50.01
Оплата агентам за поставку товаров, материалов, исполнение работ либо оказание услуг, выплата алиментов	60, 76	50.01
Выданы финансовые средства из кассы структурным подразделениям организации	79.2	50.01

Организации, применяющие для ведения бухгалтерского учета особые программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом техвозможностей, заложенных в данные программы.


Существует возможность заполнить онлайн расходный кассовый ордер посредством некоторых интернет-ресурсов либо скачать расходно-кассовый ордер (пример заполнения 2017) в приложении к статье.

---

Бланк РКО

Скачать

Пример заполнения РКО

Скачать